Rückblick auf den OpenLM Summit am 8. Juli 2021

Herr Gabay gab in seiner Keynote Speech einen detaillierten Einblick in „OpenLM – Status Quo, Version 21 and our Roadmap forward“. Daneben ging es ihm in diesem Jahr aber vor allem auch um die Menschen, die hinter OpenLM stehen. Er stellte die verschiedenen Firmenbereiche Sales, Marketing, Support, IT und Engineering vor und zeigte die Standorte weltweit, auf welche sich die rund siebzig OpenLM Ltd. Mitarbeiter verteilen. Die Engineering Abteilung gliedert sich in sechs Bereiche (Backend Infrastructure, End user Infrastructure, Applications and IT, Peripherals, Directory Synchronization, and Services) und arbeitet nach dem Motto „Challenge everything“.

Herr Gölitz leitete die Konferenz ein mit einem Blick auf das Jubiläum: 10 Jahre SECOPTENA. Als Mitgesellschafter erzählte er von der Gründung der SECOPTENA GmbH am 4. Mai 2011 und wie sich der Name SECOPTENA aus den jeweils ersten drei Buchstaben der Begriffe SECure OPTimize ENAble herleitete. Er beschrieb die Gründungsjahre, Aufbaujahre und Wachstumsjahre – an dieser Stelle möchten wir uns nochmals bei all unseren Kunden danken, die uns seit Beginn begleiteten oder im Laufe der Jahre dazukamen. Wie gewohnt führte Herr Gölitz die Summit-Teilnehmer anschließend durch das Programm.

Herr Ritter umschrieb vormittags in seinem Vortrag „SIGMASOFT® – Anbindung auf Kundenwunsch“ den allgemeinen Prozess bei einer Kundenanfrage zur Unterstützung eines neuen Lizenzservers. Zunächst wird geprüft, ob dieser bereits unterstützt wird, und wenn nicht, welche Datenquellen der neue Lizenzserver bietet (Logs, API, etc) und welche Daten geliefert werden (Feature, Product, User, Worksation, etc). Im Anschluss wird evaluiert, ob dies eine individuelle Anfrage ist oder auch bei anderen Kunden Bedarf bestehen könnte, bevor dann nach Aufwandsabschätzung entschieden werden kann, ob die Anbindung eines neuen Lizenzservers über SECOPTENA als spezielle Kundendienstleistung umgesetzt wird, wie dies bei SIGMASOFT® der Fall war. In seinem Nachmittagsvortrag „Lizenzmanagement mit OpenLM: Hochflexible Standardsoftware“ zeigte Herr Ritter auf, dass OpenLM eine Standardsoftware ist, die flexibel an die Anforderungen der Kunden angepasst werden kann – eine „hochflexible Standardsoftware“.

Herr Ettig hielt einen Vortrag über „OpenLM-Monitoring als elementare Datenquelle zur internen Kostenverrechnung“. Er stellte kurz die Trelleborg Group vor und ging dann auf den OpenLM Einsatz bei Trelleborg ein. Angefangen hatte alles mit der Autodesk Lizenzmodell-Umstellung von perpetual Lizenzen auf Subscriptions. Mithilfe von OpenLM konnte die Gesamtanzahl an Autodesk-Subscriptions bestimmt werden und es konnten eine sinnvolle Verteilung von Lizenzen mit globalen Nutzungsrechten sowie mit europaweiten Nutzungsrechten stattfinden. Die Vorteile dieser Art von Lizenzmonitoring führte schnell zu einer Ausweitung der Nutzung von OpenLM auf weitere Produkte. So wurde beispielsweise der Wochenverlauf der Lizenznutzung für verschiedene Produkte leicht nachvollziehbar und das Cross Charging für einige Lizenzen ermöglicht. Durch die Aktivierung der Process Features für Active Agents konnte zudem die Lizenzauslastung bei Abaqus deutlich gesenkt werden.

Herr Pieber stellte die Anton Paar GmbH und deren Einsatz von OpenLM vor. Seit 2018 wird OpenLM für das Lizenzmanagement von CAD Software genutzt. Für die mehr als 100 Konstrukteure sind die CAD Applikationen die zentralen Anwendungen. Das Monitoring des Lizenzverbrauchs wird als Input für die Budgetierung genutzt. Auch für Polarion bestand Bedarf für eine Anbindung an OpenLM zur Lizenzverwaltung und Kostenoptimierung. Mit rund 240 aktiven Nutzern und dem Einsatz von unterschiedlichen Lizenztypen für unterschiedliche Tätigkeiten sowie weiteren rechtlichen Einschränken ist das Lizenzmanagement sehr komplex. Es sollten Nutzungsszenarien ermittelt und Lizenzen bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt werden. Dies konnte schließlich erreicht werden, als mithilfe des von uns entwickelten SC-Connector Polarion eine OpenLM-Anbindung realisiert wurde.

Herr Henschel zeigte in seinem Vortrag „Serverlizenzen in der Cloud – Ausweg oder Kostenfalle?“ auf, wie komplex die Migration von Datenbanken in die Cloud aussehen kann und in welche Aspekte für die Lizenzierung von Serversoftware eine Rolle spielen. Als Beispiel nannte er die Varianten der Lizenzierung eines MS SQL Servers in der Cloud: Subscriptionen, Kauflizenzen und den Azure SQL Service. Hierbei zeigte er die maximale Kostenspanne für Lizenzen im Vergleich der public Cloud mit dem eigenen Rechenzentrum auf. Als Fazit schloss er, dass nicht gemanagte Lizenzkosten ein Cloudprojekt finanziell äußerst unwirtschaftlich werden lassen können und dass sich mit einer ganzheitlichen Cloudkostensimulation die optimale Cloudstrategie im Vorfeld gut ermitteln ließe.

Herr Meder stellte SECOPTENA Consulting Services: Beispielprojekte vor – maßgeschneiderte Dienstleistungen, die in enger Kundenabstimmung den Einsatz von OpenLM entsprechend den individuellen Kundenanforderungen optimierten. Zu dem vorgestellten Angebot zählten auch Trainings und Workshops in den Bereichen OpenLM Administration, OpenLM Anwendung wie beispielsweise Monitoring und Reporting, OpenLM Erweiterungen, OpenLM API und OpenLM Reporting Hub. Er ging ausführlich auf die Lizenzkostenverrechnung bzw. Cross Charging ein, die sich sowohl der Frage stellte, wie Kostenträger in OpenLM abgebildet werden können als auch, wie diese Informationen dann in das Abrechnungssystem einfließen können. Jonas Meder stellte Berechtigungskonzepte vor und verglich zudem das Standardreporting in OpenLM mit dem Reporting Hub. Zum Abschluss stellte er den SC-Connector PTC Windchill vor.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zum Reporting: EasyAdmin, OpenLM Agent und Reporting Hub. Mit dem EasyAdmin waren die meisten Workshop-Teilnehmer zufrieden: Vom Umfang her sind die gebotenen Reports ausreichendend, könnten aber z.B. optisch verbessert werden. Mit dem ReportScheduler waren viele Teilnehmer noch nicht zufrieden, da die meisten gesendeten Reports zu umfangreich sind und teilweise schlecht anpassbar (z.B. nicht benötigte .csv-Reports oder Grafiken ohne Aussagekraft). Des Weiteren gibt es in Punkto Datenschutz noch Verbesserungsbedarf. Beim EasyAdmin und beim ReportScheduler ist zwar einschränkbar, welche Server der Anwender sieht, aber nicht, über welche Anwender er Informationen bekommt, was datenschutzrechtlich problematisch sein kann. Es gibt die Anforderung, dass der Anwender nur die Lizenznutzung seine eigenen Organisationseinheit sehen kann.

Es kam der Wunsch nach einem Personal Dashboard auf, dass wie der Agent die Echtzeit Nutzung darstellen kann. Außerdem sollen auf administrativer Ebene Filter vordefiniert werden können, damit das Personal Dashboard datenschutzkonform genutzt werden kann. Dies soll auch die Möglichkeit beinhalten, dass der User nur die tatsächlich für seine Organisationseinheit verfügbaren ungenutzten Lizenzen sieht.

Der Reporting Hub war das Hauptthema des Workshops. Es zeigte sich, dass bisher recht wenig über die Funktionen des Reporting Hubs bekannt waren, woraus hervorging, dass wir in absehbarer Zeit hierzu noch ein Webinar anbieten werden.

Die Hälfte der Workshop-Teilnehmer hat den OpenLM Agent bisher im Einsatz. Die Anwender berichten von großen Einsparmöglichkeiten durch die Erkennung von Idle-Lizenzen und einem sanften Umerziehen der Nutzer, teilweise auch von einem harten Lizenzentzug nach einer Idle-Zeit von mehr als einer Stunde. Dieses Entziehen und anderweitige Vergeben der Lizenzen hat bisher bei keinem der Anwender zu größeren Problemen durch Datenverlust seitens der Nutzer geführt. Als Anregung kamen zwei Punkte auf. Zum einen sollte der Nutzer im Agenten eine spezielle Lizenz bzw. ein spezielles Feature anfragen können. Zum anderen sollte eine Zuordnung der geplanten Lizenznutzung zu einem im OpenLM hinterlegten Projekt möglich sein. Wie sich bei der Besprechung der Ergebnisse zeigte, ist dies beides aktuell sogar schon möglich – wir werden im Nachgang mit einer Kurzanleitung noch weitergeben, wie.

Unter den Teilnehmern des Workshops waren nur wenige Anwender der OpenLM API. Diese nutzen die APIs im Wesentlichen für folgende Punkte. Zum einen, um den License Activity Report zur weiteren Verwendung zu exportieren. Zudem, um einen modifizierten Denials Report zu erstellen, in dem die Denials anders aggregiert werden, so dass die „true denials“ abgebildet werden können. Ebenso wird von ihnen die API dazu genutzt, um den Status der Lizenzserver für das interne Dashboard auszuleiten bzw. ganz allgemein, um Daten in andere im Unternehmen verwendete Dashboards auszuleiten.

In der Diskussion um Anwendungsfälle und Anforderungen kam das Thema Automatisierung auf, insbesondere was Scheduled Reporting über die API angeht.  Besprochen wurden auch der Bedarf für die Nutzung der API zur Kostenkalkulation, also die Ausleitung von Nutzungsdaten zur Weiterverwendung in der Verrechnung. Auch die Extraktion von Nutzungsdaten in externe Systeme wie SAM Tools wurde thematisiert. Eine weitere Anforderung, die wie Herr Gabay berichtete bereits in der Umsetzung ist, ist die Erweiterung der API für Push Information nach OpenLM. So können künftig z.B. session data in OpenLM importiert werden, die unter anderem aufzeigen, wer wann welche Lizenz genutzt hat.

Im Workshop Geschäftsprozess kamen verschiedene Ideen auf, wie beispielsweise zum Thema Planungsdaten/ Forecasting. So wurde eine Prozessoptimierung diskutiert, die das Lizenzmanagement (ggf. auch automatisiert) dabei unterstützt, wann und in welchem Lizenzmodell Lizenzen nachlizenziert werden müssen. Vorstellbar war etwas ähnliches wie ein ROI-Rechner, der u.a. auch die Lizenzmodelle Miete oder Kauf transparenter abbilden könnte. In Hinblick auf das Reporting wurde auch überlegt, wie das für das Usermanagement eingesetzt werden könnte, auch in Richtung automatisiertes Usermanagement und Client Monitoring. Besprochen wurden auch Reports zur internen Kostenverrechnung und vollautomatisierte Prozesse zum Überspielen dieser Daten in z.B. Business Intelligence Systeme. Zuletzt war die lange Ladezeit beim CAD Starter im Gespräch und in diesem Zusammenhang der Bedarf, dass bei diesem Prozess eigentlich schon vorab geprüft werden sollte, ob überhaupt eine Lizenz vorhanden ist, nicht erst, nachdem das Programm schon einige Zeit geladen hat. Hier wäre eventuell eine an OpenLM gekoppelte Prozessoptimierung denkbar.

Als allgemeines Teilnehmer-Feedback kam auf, dass das aktuelle User Interface nicht wirklich intuitiv zu bedienen ist. Man findet oft nur schwer die richtige Funktion, die einem zum Ziel führt, insbesondere bei nur gelegentlicher Nutzung, die Einarbeitung in die User Interface ist umständlich und es ist zu aufwendig zu konfigurieren. Als wichtiges Thema zeichnete sich die Rollen- und Berechtigungskonfiguration ab. Viele Teilnehmer haben Bedarf an userspezifischen Desktops und der Zuordnung von bestimmten Funktionen zu bestimmten Benutzern. Ein richtiges Rollen- und Berechtigungskonzept für Zugriffe auf Funktionen wäre nötig. Die Idee wäre eine Bereitstellung von userspezifischen „OpenLM-Desktops“ – bestimmte User sollen nur definierte Funktionen nutzen und bestimmte Informationen sehen können.

Als weiteres Thema zeigte sich der Wunsch nach benutzerspezifischen Attributen und Eintragungen. Zusätzliche, individuelle Attribute sollten ermöglicht werden, z.B. ergänzende userspezifische Verwaltungsinformationen wie die Erweiterung der Serverliste durch den Standort, Verantwortlichen für den Server, etc.; quasi analog der Funktion „Spalte einfügen in Excel“.

In Punkto Design und Performance wurde auch Verbesserungspotenzial gesehen. Beim Einsatz von Filtern sollten diese userspezifisch abgespeichert werden können, damit ein anderer Anwender diese nicht wieder löscht (Berechtigungskonzept). Es sollten mehr Möglichkeiten bei der Formatierung von individuellen Reportgrafiken geboten werden. Zuletzt kam auf, dass ein Nutzer schnell die Übersicht verlieren kann, wenn er innerhalb einer kurzen Zeitspanne viele Alerts von vielen Servern erhält.