Die Lizenzkostenverrechnung wird aufgrund der Vielzahl an Lizenzmodellen, die es mittlerweile gibt, immer anspruchsvoller. Aus Sicht des Controllings ist der Wunsch nach einer klaren Zuordnung von Kostenverursacher zu Kostenstelle ebenso groß wie der Bedarf zur Kosteneinsparung und Vermeidung unnötiger Lizenzkosten. Doch diese verschiedenen Anforderungen sind häufig schwer vereinbar.
In diesem Artikel wollen wir uns mit genau dieser Thematik beschäftigen. Wir zeigen auf, wie sich die Lizenzkostenverrechnung für ein Unternehmen optimieren lässt. Hierfür ist für gewöhnlich das IT Controlling eines Unternehmens zuständig. Die wesentliche Aufgabe dieses Bereichs besteht in der Ermittlung und Verrechnung der laufenden IT-Kosten. Neben Kosten zu Hardware und Software fallen Aufwände für Services und Support ebenso darunter. Um diese Kosten verursachungsgerecht umzuverteilen und zu verrechnen, gehört eine gute Vernetzung mit dem IT Asset Management dazu.
Wie funktioniert eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung für Softwarelizenzen?
Bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Eine korrekte Verrechnung von Softwarekosten basiert nicht nur auf der Anzahl von Softwarelizenzen, sondern auch auf deren tatsächlichen Nutzung. Da es sich bei Softwarekosten insbesondere von Ingenieurssoftware in der Regel nicht um eine einmalige Anschaffung, sondern um ein zeitlich limitiertes Nutzungsrecht handelt, ist dies umso relevanter.
Die große Bandbreite und der stetige Wandel der verschiedenen Lizenzmodelle erschweren es Unternehmen zusätzlich, Softwarekosten zu verrechnen. Dazu gehören zum Beispiel die Kostenverrechnung von Token-Based Lizenzmodellen und Concurrent-User-Lizenzmodellen.
In unserem Blogbeitrag zur Softwarekostenkontrolle hatten wir bereits aufgezeigt, warum das Management das Thema License Controlling nicht unterschätzten sollte. Insbesondere der Einsatz einer Lizenzmanagement-Software kann einen wesentlichen Unterschied machen. Oder anders gesagt, die Verwendung eines SAM-Programms ohne Fokus auf Lizenznutzung kann große finanzielle Verluste bedeuten.
Kostenverteilung nach Lizenznutzung
Aber wie läuft das nun konkret mit der Kostenverteilung nach Lizenznutzung ab? Als Ausgangspunkt haben wir in der Regel einen zentralen Kostentopf für Produkt X, der nun bedarfsgerecht auf dezentrale Kostenträger (z.B. Organisationseinheiten) verteilt werden soll. Hier stellt sich für ein Unternehmen zunächst die Frage: Wie bekommen wir unsere Kostenträger in unsere Lizenzmanagement-Software? In OpenLM gibt es hierfür verschiedene Möglichkeiten, z.B. durch die Active Directory, durch einen CSV-Import, durch den OpenLM Agent oder auch durch die Client Config.
Sind die Daten in das Lizenzmanagementsystem eingespeist, ist nun eine Zuweisung der tatsächlichen Kosten zu den jeweiligen Kostenstellen notwendig. Dies erfolgt in OpenLM im Normalfall über eine Gruppenzuweisung je User, welcher wiederum einer Abteilung mit Kostenstelle zugeordnet ist, oder auch über eine Projektzuweisung je User und Produkt, welche wiederum ebenfalls einer Kostenstelle zugeordnet ist.
Es geht jedoch nicht nur darum, die tatsächlich anfallenden Kosten der jeweils zugehörigen Kostenstelle zuzuweisen. Eine optimierte Lizenzkostenverrechnung bringt diese Daten auch an genau die Stelle, an der sie im Unternehmen benötigt werden. Schließlich sollen ja nicht all diese Informationen händisch in das Abrechnungssystem des Unternehmens übertragen werden müssen. Stattdessen soll via Schnittstelle oder automatisiertem Report eine Datenübertragung zum IT Controlling stattfinden. OpenLM bietet hierzu die individuell anzupassende OpenLM API Schnittstelle sowie den Scheduler für automatisierte Alerts.
Automatisierte Lizenzkostenverrechnung
Darüber hinaus bietet der OpenLM Reporting Hub komfortable automatisierte Abfragen rund um die Lizenzkostenverrechnung. Beispielsweise könnte ein Lizenzmanager einen tabellarischen Report für die Lizenzkostenverrechnung im Halbjahres-Rhythmus einstellen. Er könnte zum Beispiel die Dimensionen „Produktname“ und „Preis“ einbauen und dann je nach Informationsbedarf entsprechend strukturieren. So könnten unter anderem folgende Fragen grafisch oder tabellarisch beantwortet werden. Welche Abteilungen haben das Produkt X genutzt? Welche Produkterweiterungen wurden von wem wie oft genutzt und wie teuer war das?
Statt Produkten könnten auch die einzelnen Abteilungen an erster Stelle stehen und dann aufgezeigt werden, welche Software und Ergänzungen die jeweilige Abteilung genutzt hat und wie teuer das war. Vor allem in Punkto Budgetplanung dürfte diese Variante sehr hilfreich sein, da hier transparent der tatsächliche Bedarf des aktuellen Jahres aufgezeigt wird und anhand dessen einfacher eine künftige Anschaffung prognostiziert werden kann.
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