Man könnte annehmen, dass es im digitalen Zeitalter keine Shelfware mehr gibt. Schließlich lassen sich Bedarf und Nutzung einer Softwarelizenz inzwischen viel leichter ermitteln. Infolgedessen sollte man meinen, dass die Zeiten vorbei sind, in denen unbenutzte beziehungsweise nicht genutzte Software in Regalen schlummert. Doch auch wenn Shelfware in analoger Form tatsächlich selten geworden ist, so sind Shelfware und Shelfware Lizenzen in Unternehmen immer noch häufig. Doch was ist daran eigentlich so problematisch?
Was sind Shelfware Lizenzen?
Zunächst einmal können wir die Begrifflichkeiten nochmals spezifizieren. Wir sprechen von Shelfware, wenn es sich um nicht genutzte oder unbenutzte Software handelt. Dies ist unabhängig davon, ob sie nun analog zum Beispiel in Form einer Installations-CD vorliegt oder digital als ungenutztes Installationspaket. Handelt es sich um nicht genutzte oder unbenutzte Softwarelizenzen, bei denen noch nicht einmal ein Schritt Richtung Installation unternommen wurde, so können wir hierbei auch von Shelfware Lizenzen sprechen.
Das Problem der Überlizenzierung
Doch was ist nun so schlimm an Shelfware Lizenzen? Der erste Punkt liegt auf der Hand – es ist teuer. Seit Gardner vor zwei Jahren hervorgehoben hat, dass Überlizenzierung eines der Hauptprobleme der IT-Budgetierung ist, hat sich wenig daran geändert. Unternehmen tendieren nach wie vor dazu, mehr Lizenzen zu erwerben, als sie eigentlich benötigen. Teils, weil sie es sich einfach leisten können, teils weil sie ihren eigentlichen Bedarf gar nicht kennen. Aber auch, weil es ihnen „im Dutzend“ billiger angeboten wird. Viele Unternehmen denken, Überlizenzierung kann ja nicht schaden – Hauptsache, die Softwarenutzer bleiben arbeitsfähig und die Projekte kommen voran. Bis zu einem gewissen Grad mag diese Taktik auch funktionieren. Sie kann sich aber ebenso als Milchmädchen-Rechnung herausstellen. Ob mit dem angebotenen größeren Lizenznutzerpaket tatsächlich etwas einzusparen ist, kann häufig nicht ohne tiefere Datenanalyse ausgesagt werden. Gerade bei Ingenieurssoftware hat man in der Regel ein enormes Einsparpotential, das sich auch schon bei wenigen Lizenzen bemerkbar macht.
Risiken und Probleme mit Shelfware
Neben den zusätzlichen Kosten, die durch Shelfware Lizenzen entstehen können, spielt auch die IT-Sicherheit eine gewisse Rolle. Lizenzierte Software, die zur Nutzung zwar bereits installiert wurde, nun aber einfach auf der Festplatte oder dem Server vor sich hinvegetiert, kann schnell zu einem Sicherheitsrisiko werden. Unternehmen sollten darauf achten, installierte Software regelmäßigen Updates zu unterziehen und Software, die nicht mehr benötigt wird, im Zweifel eher zu deinstallieren und bei Bedarf nochmals neu zu installieren.
Es ist aber nicht nur die Frage, welche Probleme Shelfware in der heutigen Zeit mit sich bringt, sondern auch, wie man sie am besten vermeiden kann. Nicht immer liegt die Ursache in der Überlizenzierung von Software. Shelfware Lizenzen können auch entstehen, wenn die Abteilung, die für den IT-Einkauf zuständig ist, den Bedarf nicht nutzerorientiert abstimmt. Wenn sie beispielsweise davon ausgeht, dass ein Ingenieur eben genau diese Softwareprodukte zu nutzen hat, und sie ihm diese ungefragt einkauft. Der Nutzer selbst wird die Software aber nur nutzen, wenn er sie zum einen braucht und zum anderen auch versteht. Hier lohnt es sich, bei vorhandenen Shelfware Lizenzen zu untersuchen, warum sie nicht genutzt werden. Wird die Softwarelizenz wirklich nicht gebraucht oder fehlen hier nur Kompetenzen, da die entsprechenden Angestellten ihre Defizite nicht zugeben wollen, die Nutzung dieser Software aber maßgeblich zu einer besseren Arbeitsleistung beitragen könnte?
Vermeidung von Shelfware Lizenzen mit OpenLM
Welche Softwarelizenzen im Unternehmen benötigt werden und welche Rolle sie bei einzelnen Aufgaben und auch Projekten spielen, kann ein Lizenzmanager am besten abschätzen. Ist im Unternehmen kein Lizenzmanager eingestellt, so obliegt diese Einschätzung der IT-Abteilung im Allgemeinen. Meist ist dies dann Aufgabe der IT-Administration. So oder so, zwischen der theoretischen Abschätzung der Softwarenutzung und des eigentlichen Bedarfs kann es zu großen Diskrepanzen kommen. Um Shelfware Lizenzen zu vermeiden und die Softwarelizenzen möglichst deckungsgleich zum Bedarf anzuschaffen, empfiehlt sich ein Softwarelizenzmanager wie OpenLM. OpenLM Software License Management kann im Prinzip jede Art von Softwarelizenz erfassen und und deren tatsächliche Nutzung überwachen . Aktuell unterstützt die Software das Management von mehr als 60 Lizenzmanagern und bietet zudem die Möglichkeit, Software auch ohne Lizenzmanager zu überwachen.