Auch bei unseren Kunden kommt es recht häufig vor, dass Firmen umstrukturiert werden. Firmenübernahmen sind dabei ebenso üblich wie die Aufgabe vereinzelter Geschäftsbereiche. Um welche Art von Merger beziehungsweise Acquisition es sich dabei handelt, oder ob es sich hierbei um ein Spin-Off, Spin-Along, Splitt-Off oder Carve-Out dreht, macht für uns in Hinblick auf die Kundenbetreuung keinen Unterschied. In diesem Blogbeitrag möchten wir aufzeigen, welche Auswirkungen Firmenumstrukturierungen auf das Softwarelizenzmanagement haben und wie die Beteiligten am besten damit umgehen können. Bei unseren Beispielen gehen wir davon aus, dass sich die Softwarelizenzen in gemeinsamen Lizenzpools befinden. Dies wird in Übergangsphasen in der Regel gemacht, um die Produktivität beizubehalten. Erst danach werden diese Lizenzpools aufgelöst. Die eigentliche Herausforderung: Während der gesamten Übergangszeit müssen alle bereitgestellten Lizenzen zuverlässig verrechnet werden. Auch muss für jede genutzte Softwarelizenz jederzeit der entsprechende Lizenznachweis erbracht werden können.
Softwarelizenzen bei Unternehmensveräußerungen
Gliedert eine Firma einen Teil ihrer Geschäftsbereiche aus oder spaltet ihn ab, so soll dieser künftig eigenständig fortgeführt werden. Dies ist in der Regel eine strategische Entscheidung, die beiden Seiten dient. Zum einen spielen hier finanzielle Faktoren eine große Rolle. Zum anderen kann der ausgegliederte Geschäftsbereich unabhängiger am Markt agieren. Meist führt dies zu mehr Erfolg, als wenn der ausgegliederte oder abgespaltene Bereich weiterhin Teil des Mutterkonzerns bliebe. Was aber passiert mit den Softwarelizenzen eines Unternehmens, wenn Teile des Unternehmens veräußert werden?
Die Ausgliederung eines Geschäftsbereichs erfolgt nicht mit einem Schlag, sondern ist ein langsamer und gut geplanter Prozess. Dies gilt auch in Hinblick auf die genutzten Softwareprodukte. Am Anfang des Ausgliederungsprozesses steht die Rücksprache mit den Softwareherstellern. Für die künftige Softwarenutzung müssen neue Verträge verhandeln werden. Beispielsweise, um zu klären, ob eine vorhandene Site-Licence auf zwei Unternehmen aufgesplittet werden kann. Bevor aber neue Verträge vereinbart werden können, muss zunächst eine Übergangsphase abgestimmt werden.
Sind Umfang und Dauer der Übergangsphase geklärt, geht es darum zu ermitteln, wieviel Prozent der Software an den künftig ausgegliederten Unternehmensbereich fließen muss. Hierzu wird genau beobachtet, wie die vorhandenen Softwarelizenzen tatsächlich genutzt werden und von welcher Seite der Bedarf erfolgt. OpenLM ermöglicht dies, indem die User einen entsprechenden Marker erhalten, mit dem sie entsprechend zugewiesen werden können.
Diese Art von Tracking ermöglicht so eine Auswertung darüber, welcher User wann und mit welcher Firmenzuordnung welches Softwaretool benutzt hat. Infolgedessen liefert es ein klares Bild über den künftigen Softwarebedarf des Mutterkonzerns und der Tochtergesellschaft. Darüber hinaus gewährt es dem Softwarehersteller auch durchgehend eine Kontrolle über die Softwarenutzung. Damit ist während des gesamten Veräußerungsprozesses auch die Compliance gewahrt.
Softwarelizenzen bei Firmenübernahmen
Bei einer Akquisition ist die Situation eine etwas andere. Kauft eine Firma eine andere Firma auf oder wird aufgekauft, so sind die genutzten Softwareprodukte Teil der Assets und damit ein wichtiger Faktor des Kaufs- beziehungsweise Verkaufsprozesses. Deshalb muss bereits vor einer Übernahme mit den Softwareherstellern geklärt werden, wie die Übernahme aussehen wird, also auch, ob und zu welchen Konditionen die Softwarelizenzen übernommen werden können.
Auch Firmenübernahmen benötigen eine Übergangsphase der Softwarenutzung. Anfangs kann es so scheinen, als hätte sich die Softwarenutzung verdoppelt. Dabei handelt es sich bei Mergern und Acquisitions in der Regel dann nur um doppelte Logins zur Lizenznutzung. Im Netzwerk erscheinen sowohl die User-Kennungen der alten Firma als auch die User-Kennungen der neuen Firma. Eine professionelles Trackingtool kann aufzeigen, dass es sich hierbei um dieselben Softwarenutzer handelt und so die Nutzungsrechte der Software wahren.
Professionelles Lizenzmanagement mit einer Software wie OpenLM ermöglicht auch bei Firmenübernahmen ein klares Bild über die tatsächliche Nutzung. Zeitgleich liefert es während der gesamten Übernahmezeit einen Gesamtnachweis der Softwarenutzung und sichert so die Compliance. Beides zusammen optimiert die Softwarenutzung und schützt vor unnötigen Ausgaben.
Welche Art von Firmenumstrukturierung es auch ist, in Punkto Lizenzmanagement sind Daten hierbei essentiell – Es handelt sich um Millionenbeträge. Stehen auch bei Ihnen Firmenumstrukturierungen an? Kommen Sie zu unserem Summit und reden Sie mit anderen Kunden, die diese Prozesse bereits durchlaufen haben.