Die digitale Transformation gewinnt für Unternehmen seit Jahren zunehmend an Bedeutung und macht auch vor der Prozessautomatisierung im Lizenzmanagement keinen Stopp. Es gibt im Softwarelizenzmanagement viele Anwendungsfälle, bei denen eine Prozessautomatisierung Sinn macht. Eine der geläufigsten Prozesse dürfte das Zusammensuchen von Informationen über ablaufende Lizenzverträge sein. Komfortabler ist hier sicherlich eine regelmäßige automatisierte Berichterstattung über bald auslaufende Lizenzen. Aus Kostensicht ebenso wichtig ist die automatisierte Überwachung der Lizenznutzung, beispielsweise in Hinblick auf Mehrfachnutzung. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die parallele Nutzung eines Ingenieurs von CATIA MD2 und CATIA HD2. Da die Lizenz für CATIA MD2 bereits in CATIA HD2 enthalten ist, wird hier unnötig eine zweite Softwarelizenz gezogen und verursacht unnötige Kosten und unter Umständen auch einen Engpass an Lizenzen bei den Kollegen.
Der erste Schritt: Ein professionelles Lizenzmanagement-Tool
Nicht immer wird im Bereich des Lizenzmanagements eine Software genutzt. In solchen Fällen fallen zahlreiche manuelle und halb-automatisiere Prozesse an. Auf Basis von Excel- und Logfile-Auswertungen werden verschiedene Schlüsse über die historische Softwarenutzung gezogen, wobei diese Daten in Ihrer Aussagekraft stark beschränkt sind. Eine Unterscheidung der tatsächlichen Nutzung der einzelnen Anwender kann beispielsweise nicht in die Einschätzung der Kosten eingerechnet werden. Um Softwarelizenzen bestimmten Projekten zuzuweisen, protokollieren die Endanwender die Zeit der Softwarenutzung. Regelmäßig werden diese Zeiten dann vom Lizenzmanager oder Administrator auf die Projekte verrechnet, damit die Lizenzgebühren der Softwarenutzung gegenübergestellt werden können. Mit einem Tool wie OpenLM werden solche Informationen automatisch verzeichnet und verrechnet. Die Softwarekosten können dann prozentual den Projekten zugeordnet werden und via Schnittstellen an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung übergeben werden. Daraus lassen sich zum Beispiel Nutzungskosten per User oder auch Prognosen über künftige Nutzerkosten ableiten.
Automatisiertes Monitoring für Lizenzmanager
Eine besondere Rolle für die Produktivität eines Unternehmens spielt auch die schnelle Reaktionsfertigkeit auf nicht erreichbare Lizenzdienste. Ist ein Lizenzdienst bzw. ein Lizenzserver nicht erreichbar, dann kann die zugehörige Software nicht genutzt und infolgedessen der Anwender nicht wie gewünscht arbeiten. Daneben gibt es noch weitere Fälle, die ein Lizenzmanager besser im Auge behalten sollte.
Hier eine Übersicht der zu automatisierenden Lizenzmanagement-Prozesse:
- Überschreiten einer bestimmten Nutzeranzahl einer Applikation (z.B. >90%)
- Doppelte Lizenznutzung
- Ablaufdatum einer Applikation
- Nicht reagierende Lizenzserver
- Benutzer ohne Zuweisung zu einer Abrechnungsruppe
- Benutzer ohne Zuweisung zu einem bestimmten Abrechnungsprojekt
- Überschreiten einer bestimmten Nutzungsdauer
- Anzahl an Lizenzverweigerungen innerhalb eines vordefinierten Zeitraums
Benachrichtigungen in Maßen
So leicht es ist, sich über alle möglichen Prozesse Benachrichtigungen schicken zu können, so verhängnisvoll kann es auch sein. Ein Lizenzmanager kann bei zu vielen automatisierten Benachrichtigungen schnell den Überblick verlieren. Deshalb macht es Sinn, sich hier vorab genau zu überlegen, über welche Kanäle und innerhalb welcher Zeitintervalle die Hinweise erfolgen sollen. Ebenso wichtig ist die Überlegung, bei welchen Benachrichtigungen vielleicht auch direkt der Anwender adressiert werden sollte.
Erfolgreiches Lizenzmanagement durch Prozessautomatisierung
Die Lizenzmanagementsoftware OpenLM unterstützt Lizenzmanager bei der Prozessdigitalisierung und -optimierung der Softwarelizenznutzung. Lassen Sie sich rechtzeitig informieren, wenn Ihre Lizenzauslastung bei 80-90% angelangt ist. So können Sie Lizenz-Engpässe rechtzeitig analysieren und eine Unterlizenzierung vermeiden. Definieren Sie die Prozesse passend zu den Anwendungsfällen, um möglichst zielführend zu arbeiten. Wer soll in welchen Fällen benachrichtigt werden? Geben Sie den Nutzern, die eine Lizenz mehrfach nutzen, einfach direkt per E-Mail einen automatisierten Hinweis darauf. Schicken Sie eine automatisierte E-Mail an den Support, wenn eine bestimmte Lizenz ausläuft und diese unbedingt verlängert werden muss. Sie wollen in bestimmten Fällen auch außerhalb Ihrer Arbeitszeit eine automatisierte Rückmeldung erhalten? Dann lassen Sie sich einfach eine kurze SMS hierzu schicken. OpenLM ermöglicht Ihnen eine bedarfsorientierte Prozessautomatisierung Ihres Lizenzmanagements.
Sie haben noch Fragen zur Prozessautomatisierung im Lizenzmanagement oder benötigen eine Hilfestellung bei der Analyse Ihrer Lizenzmanagement-Prozesse? Wir beraten Sie gerne.