Wäre es nicht schön, wenn jeder Angestellte unbegrenzt auf alle nötigen Softwareapplikationen zugreifen könnte? Die Produktivität wäre nicht eingeschränkt, das Lizenzmanagement wäre quasi überflüssig. Kein Abwägen mehr bei der Anschaffung von Software, kein langes Kalkulieren bei der Anzahl benötigter Softwarelizenzen, und vor allem, kein harter Kampf mehr um die verfügbaren Lizenzen.
Von besetzten Liegen und nicht verfügbaren Lizenzen
Wer kennt sie nicht, die deutsche Handtuchmentalität? Man geht ins Schwimmbad und das erste, was einem ins Auge fällt, sind massenweise mit Handtüchern belegte, leere Liegen. Was im Schwimmbad unangenehm, aber verkraftbar ist, kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Denn handelt es sich hier um besetzte, ungenutzte Lizenzen, und nicht um Liegen, so sind damit zwei Dinge verbunden: Eine Softwareapplikation, für die gerade unter Umständen ohne Nutzen Geld ausgegeben wird, sowie potenziell ein oder mehrere Ingenieure, die diese Applikation gerne nutzen würden, aber gerade keine Lizenz dafür bekommen.
Zum Umdenken bewegen
Um diesem ganzen Lizenzgerangel ein Ende zu setzen, sind Unternehmen bemüht, Ihre Softwareanwender zum Umdenken zu bewegen. Dies gilt insbesondere für die Entwickler, da diese in der Regel sehr teure Lizenzprodukte im Einsatz haben und hier eine Lizenz mehr oder weniger für das Jahresetat einen großen Unterschied machen kann. Die Frage ist nur, wie bekommt ein Unternehmen seine Mitarbeiter zu einem anderen Umgang mit Software? Richtlinien, Schulungen, Infomailings, in der Theorie klingt das gut. In der Praxis sind die ungenutzten Lizenzen dann aber nicht immer nur aufgrund der oben genannten Handtuchmentalität besetzt. Mal wird ein Ingenieur in ein dringendes Meeting gerufen und vergisst, die Anwendung zu schließen. Mal ist der Hunger zu groß und ab geht’s direkt zur Kantine, wieder mit offener Softwareapplikation, schließlich will der- oder diejenige danach gleich wieder weiter daran arbeiten. Aus Nutzersicht verständlich, aus Managementsicht ungünstig.
Das Ende von Lizenzen im Leerlauf
Wie gut, dass es inzwischen Programme für das Lizenzmanagement gibt, die Softwareapplikationen und deren Nutzung überwachen und teils auch steuern können. Dazu gehört die OpenLM Erweiterung Active Agent. Sie erfordert die Installation des OpenLM-Agenten auf den Arbeitsstationen der Endbenutzer und basieren auf der Überwachung der Aktivität vordefinierter Prozesse auf diesen Arbeitsstationen. Sie erkennt, ob ein Programm gerade tatsächlich genutzt wird oder sich eigentlich im Leerlauf befindet. Somit ermöglicht sie es, ungenutzte offene Sitzungen zu identifizieren und sie sicher freizugeben, um die Lizenznutzung zu verbessern.
Bei Anwendungen, die mit FlexLM-Lizenzdateien verwaltet werden und keine FlexLM „Trusted Storage“-Lizenzen sind, kann der Active Agent eine Lizenz eingefrieren und in den gemeinsamen Lizenzpool freigeben, bis sie wieder zurückverlangt wird. Darüber hinaus verfügt der Active Agent auch über die Methode „Speichern und Schließen“ (Extension). Hier wird eine inaktive Anwendung identifiziert, die Arbeit des Benutzers gespeichert und die Anwendung aktiv beendet. Die Anwendung wird nicht nur angehalten, wie es bei der Methode „Anhalten und Fortsetzen“ (Suspension) der Fall ist. Die „Speichern und Schließen“-Funktion ist eingeschränkt auf die Software AutoCAD, ArcGIS, Matlab und Solidworks, sowie CATIA von Dassault Systemes.
Neben den zwei vorgestellten Methoden zum Lizenzentzug gibt es im OpenLM Active Agent auch die Möglichkeit, die Anwender durch eine Popup-Meldung erst einmal über ihre Inaktivität zu informieren. Diese Verfahrensmethode (Procedure) lässt Lizenzmanagern viel Freiraum, genau zu definieren, was wann gemeldet werden soll. Auch kann der Ton der Nachricht durchaus eindringlich sein, um die Endanwender über ihre verschwenderische Lizenznutzung zu belehren. So zum Beispiel: „CATIA V5 wurde seit mehr als 30 Minuten nicht genutzt. Bitte die Anwendung schließen!“
Durch dieses Eingreifen in Leerlaufprozesse können Entwickler zu einem sanften Umdenken bewegt werden. Zeitgleich verbessert das die Produktivität und sorgt für eine bessere Lizenznutzung und Verfügbarkeit von Lizenzen.
Sie haben Interesse an der Nutzung des Active Agent in Ihrem Unternehmen? Wir stehen Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung.